数据透视表教程

一、数据透视表的作用

假设你拿到下面这张表,是本季度的需求情况,表里有大量的数据,要统计本季度完成了各项目组多少的需求。当然你可以一个一个数,人工算出答案,就是非常耗费时间,而且当数据发生变化的时候又要重新数一遍。还好我们有数据透视表,可以直接帮我们计算出这些结果,当数据发生变化时,只需要刷新数据表,就能得到新的结果。

二、准备数据源

数据源是用于创建数据透视表的数据来源。
数据源需要遵守以下规则:
  1. 每列数据的首行是该列的标题。
  2. 数据源中不能包含空的行或空的列。
  3. 数据源中不能包含空单元格,若该项无值,用“无”占位。
  4. 数据源中不能包含合并单元格。
上面给出的数据表不能直接用作数据源,需要调整成符合要求的数据源,调整后如下:

三、创建数据透视表

1.插入数据透视表

在 Excel 的工具栏中,选择“插入”菜单,点击“数据透视表”。

2.选择数据源

默认选中当前表格的所有数据作为数据源,虚线中的数据即为选中的数据。
如果不希望所有的数据作为数据来源,可以点击右侧的按钮,重新框选数据。

3.设置数据表选项

选择新工作表,Excel 会自动创建一个新的工作表。
也可以先新增一个工作表,点击数据表,框选数据区域,将数据透视表加到这个工作表的选定区域中。
注意勾选“将此数据勾选到数据模型”,否则值字段计算方式中无法出现“不重复计数”选项。
数据透视表创建成功,界面上会出现一个待选择字段的占位表。

四、数据透视表字段

在界面右侧的区域设置数据透视表字段,该区域包含字段节和区域节。
如果该区域未出现,在工具栏的“分析”菜单中,点击“字段列表”显示界面。
数据透视表字段中的术语不好理解,多试试使用下能更好地理解意思。下表中有简单的说明,可参考:
术语
说明
字段节
数据源中的所有列标题,自行选择要展示在数据透视表里的字段。
把某个字段拖动到区域节中该字段默认勾选,勾选某个字段默认添加到区域节中的行。
区域节
设置数据表的展示样式。
筛选
按照什么字段筛选表格内容,默认全部,可选择数据源中的值作为筛选项。
展示的表格列的内容,数据源中该字段的每项值作为每个列的标题。
展示的表格行的内容,数据源中该字段的每项值作为每行的内容。
按照什么字段统计,计算数据源中该字段每项的统计值,计算方式可选。
延迟布局更新
默认数据透视表字段发生改变时自动更新左侧表格数据。
当勾选“延迟布局更新”后,需要手动点击“更新”按钮,才能看到更新后的表格内容。
※ 筛选、行、列中的字段唯一,一个字段不可以既是行又是列。

1.拖动字段节到筛选中

我们需要按照需求状态筛选数据,所以将“状态”字段拖到筛选中,并设置筛选项为“已完成”。如果不需要筛选,可以不在此项中添加字段。

2.拖动字段节到列中

想看下各优先级的需求情况,将“优先级”加到列中。如果不需要列,可以不在此项中添加字段。

3.拖动字段节到行中

以项目组、产品的维度来统计各优先级的需求,将“项目组”、“产品”字段拖到行中。
行字段的前后顺序不同,展示的内容不同。
先项目组,后产品:
先产品,后项目组:

4.拖动字段节到值中

计算需求的数量,将“需求”拖动到值中,统计计数值。

五、使用数据透视表

1.数据下钻

双击数据透视表中的某个单元格,可以看到这个数据由数据源中的哪些行统计得出。
   

2.排序

可选升序、降序、其他排序选项。

3.筛选

可设置标签筛选、值筛选。例如:标签筛选中选择“不等于”,可以隐藏表中的某个标签的值。
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